Freelancer und Scheinselbstständigkeit: Wenn Flexibilität zum Haftungsrisiko wird. Interview mit Karin Köller, E+H

Freelancer-Modelle sind für viele Start-ups und wachstumsstarke Unternehmen ein zentraler Bestandteil ihrer Strategie. Sie ermöglichen Flexibilität, rasches Skalieren und projektbezogenes Arbeiten – oft bei begrenzten Budgets und ohne ausgebaute HR-Strukturen. Doch genau hier liegt das Risiko: Was als pragmatische Lösung beginnt, kann sich bei näherer Prüfung als klassische Scheinselbstständigkeit entpuppen.

Der Begriff „Fake Freelancer“ beschreibt Konstellationen, in denen eine Person formal selbstständig tätig ist, faktisch jedoch wie ein Dienstnehmer in die Organisation eingebunden wird. Rechtlich spricht man von Scheinselbstständigkeit. Die Brisanz liegt nicht im Begriff, sondern in den Konsequenzen: Es drohen erhebliche Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, arbeitsrechtliche Ansprüche über mehrere Jahre rückwirkend – und unter Umständen sogar persönliche Haftung der Geschäftsführer, etwa bei Unterentlohnung nach dem LSD-BG. Was früher als Einzelfall galt, ist heute bei GPLB-, Sozialversicherungs- und Finanzprüfungen ein Massenthema.

Gerade Start-ups sind besonders exponiert. Projektarbeit, hoher Kostendruck und schnelles Wachstum führen häufig dazu, dass Flexibilität über strukturelle Absicherung gestellt wird. Hinzu kommt: „Temporäre“ Freelancer-Lösungen entwickeln sich nicht selten zu jahrelangen Dauerzuständen. Typische Irrtümer begegnen Praktikern immer wieder: „Freelancer heißt kein Risiko“, „Die GmbH schützt ohnehin“, oder „Wenn eine Rechnung gelegt wird, ist alles rechtssicher.“ All das hält einer rechtlichen Überprüfung nicht stand.

Entscheidend ist die korrekte Einordnung innerhalb der drei Vertragswelten: echter Dienstnehmer, freier Dienstnehmer oder Werkunternehmer. Maßgeblich ist dabei nicht die Vertragsbezeichnung, sondern die gelebte Praxis – Stichwort Überwiegensprinzip.

Ein echter Dienstnehmer ist persönlich abhängig, weisungsgebunden hinsichtlich Zeit, Ort und Verhalten, organisatorisch eingegliedert und schuldet seine Arbeitsleistung, nicht einen konkreten Erfolg. Auf ihn findet das gesamte Arbeitsrecht Anwendung.

Der freie Dienstnehmer erbringt zwar Dienstleistungen ohne konkreten Werk­erfolg, ist aber weniger persönlich abhängig. Für ihn gelten bestimmte Schutzvorschriften, arbeitsrechtliche Regelungen jedoch nur eingeschränkt. Mit 1. Jänner 2026 kommen gesetzliche Kündigungsfristen, Kündigungstermine sowie erweiterte Informationspflichten hinzu.

Der Werkunternehmer hingegen schuldet einen konkreten Erfolg, trägt Unternehmerrisiko, unterliegt keiner persönlichen Abhängigkeit und sein Vertrag endet automatisch mit Fertigstellung des Werks. Arbeitsrecht ist hier nicht anwendbar.

Ob echte Selbstständigkeit „wasserdicht“ gestaltet werden kann? Nur dann, wenn tatsächliche unternehmerische Freiheit besteht: eigene Organisation, mehrere Auftraggeber, keine Eingliederung in interne Strukturen, kein Mitarbeiter-Setup mit fixen Meeting-Pflichten oder Berichtslinien. Absolute Rechtssicherheit gibt es jedoch nicht – ausschlaggebend bleibt stets die tatsächliche Durchführung.

Wird eine Tätigkeit nachträglich umqualifiziert, sind die Folgen gravierend. Arbeitsrechtlich können sämtliche Ansprüche rückwirkend geltend gemacht werden: Urlaub und Urlaubsersatzleistung, Entgeltfortzahlung im Krankenstand, Sonderzahlungen, Überstunden oder Kündigungsentschädigung – regelmäßig bis zu drei Jahre zurück. Sozialversicherungsrechtlich drohen Nachzahlungen sowohl der Dienstgeber- als auch der Dienstnehmeranteile, wobei die Haftung in der Praxis nahezu immer beim Auftraggeber liegt.

Unternehmen sollten daher nicht nur ihre Vertragsgestaltung prüfen, sondern auch interne Prozesse. Klare Ergebnisbeschreibungen statt Tätigkeitskataloge, keine fixen Arbeitszeit- oder Ortsvorgaben, kein Einbau in Linienorganisationen, keine personalähnlichen Benefits, ein echtes Ablehnungs- und Vertretungsrecht sowie eine klare Außenabgrenzung sind essenziell. Ebenso kritisch sind Onboarding-Prozesse, IT-Zugänge, unternehmensinterne E-Mail-Adressen, verpflichtende Meetings, Reporting-Linien und die faktische Dauer der Zusammenarbeit.

In vielen Fällen ist ein echtes Dienstverhältnis die wirtschaftlich vernünftigere Lösung – insbesondere bei dauerhaftem Personalbedarf, unvermeidbarer Weisungsgebundenheit oder regelmäßiger Einbindung in interne Abläufe. Die spätere Umqualifizierung ist fast immer teurer als eine saubere arbeitsrechtliche Struktur von Beginn an.

Die zentrale Botschaft für Gründer und Geschäftsführer lautet daher: Scheinselbstständigkeit ist kein bloßer Formfehler, sondern ein substanzielles Haftungsrisiko. Die Vertragsbezeichnung schützt nicht – entscheidend ist die gelebte Praxis. Freelancer-Modelle müssen aktiv gesteuert und regelmäßig überprüft werden.